Ablaufpläne sind wesentliche Bestandteile der Dokumentation im Qualitäts-Management. Sie werden entweder in einer Schrittfolge als Text oder aber in einer Grafik dargestellt. In der Grafik werden im Regelfall Flussdiagramme verwendet.

Eine Arbeitsanweisung ist eine detaillierte Vorgabe für die Erledigung eines bestimmten Prozessschritts. Arbeitsanweisungen sind im Regelfall Teile von Verfahrensanweisungen, die als übergeordnete Ebene, Verfahren globaler beschreiben. Arbeitsanweisungen werden zu Stellenbeschreibungen einzelner Mitarbeiter zusammengefasst oder werden als Anlage zu einer Stellenbeschreibung dokumentiert.

Die Dokumentation von Abläufen und auch die Erledigung von Aufgaben in Protokollen, müssen nach QM-Richtlinien archiviert werden. Dies kann in herkömmlicher (analoger) Form oder aber digital erfolgen. Analoge Archive sind häufig Ordner mit abgelegten Papierdokumenten. Software-Archive sind strukturierte Datenbanken, in denen digitale Formulare oder eingescannte Dokumente strukturiert abgelegt werden.

In einem Audit werden im Qualitäts-Managment Verfahrensanweisungen und ihre Durchführung auf Dokumentation und Übereinstimmung mit den Vorgaben geprüft. Man unterscheidet interne und externe Audits. Beim internen Audit wird von den verantwortlichen Mitarbeitern nach einer Checkliste die Leistungsfähigkeit des Systems überprüft. Bei externen Audits übernehmen fremde Prüfer die Evaluierung des QM-Systems in Praxis oder Klinik. Audits sind Grundlagen für Zertifizierungsprozesse.

Im Qualitäts-Management spielt das Handbuch eine zentrale Rolle. Es wird mit einem Editor (beispielsweise Word) oder einem professionell entwickelten Autoren-System verwaltet. Ein Autoren-System ist ein Software-Modul, das die Kategorisierung, Spezifizierung und Strukturierung von Daten- und Grafik-Objekten erlaubt. Mit dem Autoren-System können Anwender von QM-Software komfortabel und zeitsparend eigene Texte entwickeln oder bestehende Dokumente modifizieren. Ein Autoren-System erlaubt auch im Regelfall die Zuordnung von Schlüsselworten (keywords) zu einzelnen Dokumenten. Ebenfalls werden in Autoren-Systemen Querverweise (Links) zugeordnet und gespeichert.

Der Begriff kommt aus den USA und steht für intelligente Kennzahlen. Benchmarking ist dabei ein Management-Konzept, das eine Bewertung mit Vergleichsdaten vornimmt und davon Maßnahmen ableitet. Häufig werden Benchmarks auch als Zielvorgaben definiert.

Zur Prüfung von geordneten Abläufen und zur Erledigung von Aufgaben werden so genannte Checklisten eingesetzt. Sie setzen sich zusammen im Regelfall aus Teilaufgaben. Checklisten werden zur wiederkehrenden Prüfung (beispielsweise zur Wartung von Geräten etc.) eingesetzt. Diese Checklisten können gleichzeitig Grundlage zur Protokollierung von Prüfungen sein. Sie sind dann mit den entsprechenden Prüfvermerken zu archivieren.

Die Begleitung und Beratung von Teams bei bestimmten Aufgaben wird als Coaching bezeichnet. Bei der Einführung von QM-Systemen werden häufig externe Betreuer eingesetzt, die das Team in Praxis und Klinik unterstützen und die Kommunikation koordinieren und moderieren.

Der englische Begriff für „Inhalt“ bezeichnet im Regelfall die Gesamtheit der Texte und Objekte eines QM-Handbuchs. Dieser Content wird verwaltet durch das CMS.

Abkürzung für Content Management System. Es handelt sich dabei um eine intelligente Software, die die Inhalte einer Dokumentation, im Qualitäts-Management, das QM-Handbuch, verwaltet.

Die strukturierte Darstellung von Informationen zur Beschreibung einer Situation wird in der Informatik auch als Datenmodell bezeichnet. Dabei kommt es insbesondere auf die Intelligenz der Struktur an. Diese Intelligenz kann beispielsweise in einer Kategorisierung, Qualifizierung und Standardisierung über Terminologie bestehen. Im Qualitäts-Management ist das Datenmodell insbesondere bei Patientenbezogenen Daten wesentlich. Nur, wenn ein intelligentes Datenmodell, beispielsweise für Befunde, Therapien, Behandlungspläne etc. vorhanden ist, lässt sich auch eine qualitativ hochwertige Kontrolle/Auswertung realisieren.

Die Abkürzung steht für Deutsche Industrie Norm. Es handelt sich dabei um einen Standard, der häufig auch Teil eines internationalen Standards (beispielsweise EN) ist. Im Zusammenhang mit Qualitäts-Management wird die Abkürzung DIN insbesondere mit ISO in Zusammenhang gebracht.

Im medizinischen Qualitäts-Management repräsentiert diese Norm ein Qualitäts-Management-System als Grundlage zur Zertifizierung. Über die reine Qualitäts-Sicherung hinaus werden unter ISO 9001 umfangreiche Maßnahmen, die alle Abläufe innerhalb von Praxis und Klinik eindeutig festlegen, definiert, dokumentiert und kontrolliert.

Die Dokumentation ist die Festschreibung und Speicherung von Vorgängen, durchgeführten Maßnahmen, Prüfungen und Ergebnissen. Der Dokumentation kommt im Qualitäts-Management eine große Bedeutung zu. Die Dokumentation ist zu differenzieren nach allgemeinen Abläufen, Patientenbezogenen Behandlungsfällen und durchgeführten Prüfungen (interne oder externe Audits).

Abkürzung für European Fondation of Quality Management (www.deutsche-efqm.de). Die Organisation koordiniert Qualitäts-Management-Entwicklungen auf europäischer Ebene und entwickelt entsprechende Richtlinien und Vorschläge.

Die Abkürzung EN steht für Europa Norm. Unter EN werden häufig auch ISO Normen unter der gleichen Nummer übernommen (Beispiel EN ISO 9001).

Im Qualitäts-Management wird unterschieden nach Struktur-, Prozess- und Ergebnis-Qualität. Unter letzterer versteht man die Patientenbezogene Qualität (Besserung, Heilung und Steigerung der Lebensqualität). Die Ergebnis-Qualität ist somit nach außen gerichtet. Sie lässt sich messen durch Datenbasierte Auswertungen (Outcome Analysis) und Patientenbefragung (Patient Satisfaction).

Bei wichtigen Ablaufplänen bietet sich die grafische Darstellung in Form so genannter Flussdiagramme an. Es handelt sich dabei um Schritte, die in Kästchen mit Pfeilen verbunden den Ablauf eines Prozesses darstellen. Flussdiagramme sind hilfreich zum schnellen Erfassen von Abläufen und sind deshalb bevorzugt zu verwenden bei Aushängen etc.

Qualitäts-Management in der Medizin hilft dem Arzt und seinem Team, insbesondere auch bei rechtlichen Sachverhalten. Die forensische Sicherheit ist definiert als Verteidigungs-Instrument in Haftungsfällen, in denen auf standardisierte, geprüfte Abläufe nach medizinischer Evaluierung verwiesen werden kann. Im QM in der Medizin spielen auch Richtlinien eine immer größere Rolle. Sie sind ein Nachweis für Mediziner, dass kontrolliert und standardisiert gehandelt wurde. In den USA spielt Qualitäts-Management in der Medizin hauptsächlich in der Forensik (bei Rechtsfragen) eine Rolle.

Das letzte Gesundheitsreformgesetz wird als GKV Modernisierungsgesetz, Abkürzung GMG, bezeichnet. Es hat neue Maßstäbe für Qualitäts-Management in der Medizin gesetzt. Relevant für QM in der Medizin sind vor allen Dingen die §§ 115, 135a und 136a SGB V.

Das Hygienegesetz ist ein eigenständiges Gesetz, das alle rechtlichen und auch organisatorischen Vorgaben für die Hygiene sowohl in der Medizin wie auch im Verbraucherschutz regelt. Das Hygienegesetz ist für die medizinische Praxis und Klinik von großer Bedeutung. Kontrolliert wird das Hygienegesetz in der Einhaltung durch die Gesundheitsbehörden.

Das Projekt „Integrated Healthcare Enterprise“ hat sich die Realisierung von standardisierten Abläufen in der Medizin-Informatik zum Ziel gesetzt. Im IHE-Projekt arbeiten bereits seit fast sechs Jahren Software-Unternehmen und Hersteller von Medizin-Technik eng zusammen, um Standards in allen Bereichen zu erproben und im Rahmen der Qualitäts- und Investitions-Sicherung zu realisieren. Für das Qualitäts-Management in der Medizin sind derartige Projekte besonders im Bereich der Terminologie und der Strukturierung von Daten, beispielsweise HL 7 und DICOM, relevant.

Die Abkürzung IfSG steht für das Infektions-Schutz-Gesetz. Es ist ein eigenständiger rechtlicher Rahmen mit dem Ziel, übertragbare Krankheiten bei Menschen vorzubeugen, Infektionen frühzeitig zu erkennen und ihre Weiterverbreitung zu verhindern. Es regelt die Mitwirkung und Zusammenarbeit von Behörden des Bundes, der Länder, der Kommunen von Ärzten, Krankenhäusern, wissenschaftlichen Einrichtungen usw.
Für das Qualitäts-Management in der Medizin ist das IfSG von zentraler Bedeutung. Von ihm wird eine große Anzahl von Verfahrensanweisungen abgeleitet.

Die International Organisation of Standardisation, kurz ISO genannt, koordiniert internationale Normierungen. Bekannt im Qualitäts-Management ist der Standard ISO 9001 und ISO 9004.

Abkürzung für Joined Comition on Acriditation of Healthcare Organisations (www.jcaho.org). Amerikanische Organisation, die zertifizierte Anbieter im Gesundheitswesen prüft, akriditiert und für Patienten und Partner veröffentlicht. Die JCAHO hat eigene Kriterien für Qualitäts-Management im Gesundheitsbereich entwickelt und gilt damit als zukunftsweisend auch für europäische QM-Entwicklungen im Healthcare-Bereich.

Nach § 135 a (2) besteht nach SGB V ab 01/ 2004 die Verpflichtung zu einem internen Qualitäts-Management für alle Vertragsärzte. Nach § 136 a (1) legt der gemeinsame Bundesausschuss die verpflichtenden Maßnahmen der Qualitäts-Sicherung so wie die grundsätzlichen Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitäts-Management fest. Die KBV entwickelt dazu ein entsprechendes Modell, das auf nationalen und internationalen Erfahrungen und bereits etablierten Konzepten basiert (ISO, PDCA, JCAHO, KPQ etc.).

Abkürzung für KVWL-Praxis Qualitäts-Management.
Bezeichnet wird damit ein Programm der KV-Westfalen Lippe, das Konzepte zur Einführung von Qualitäts-Management in Arztpraxen entwickelt hat.

Unter Leitlinien versteht man Empfehlungen, die Handlungsvorgaben enthalten. Sie sollten dann übernommen werden, wenn keine qualifizierten Gründe dagegen sprechen (siehe auch Richtlinien).

Das Gesetz über Medizinprodukte (MPG) ist ein eigenständiges Gesetz, dessen Ziel es ist, den Verkehr mit Medizinprodukten zu regeln und dadurch für die Sicherheit, Eignung und Leistung der Medizinprodukte sowie die Gesundheit und den erforderlichen Schutz der Patienten, Anwender und Dritter zu sorgen (§1). Das MPG spielt im Qualitäts-Management eine wesentliche Rolle als Grundlage zur Ableitung von Richtlinien und Verfahrensanweisungen.

Die MPBV wurde von der Bundesregierung abgeleitet vom Medizinprodukte-Gesetz (§2 Abs.2 und 3). Die Medizinprodukte-Betreiberverordnung gilt für das Errichten, Betreiben und die Anwendung von Medizinprodukten in Verbindung mit dem Medizinprodukte-Gesetz. Für das medizinische Qualitäts-Management ist diese Verordnung konkrete Grundlage, beispielsweise zur Meldung von Vorkommnissen, Kontrollen der Sicherheiten etc.

Die grafische Darstellung der Organisations-Struktur in Unternehmen, Verbänden, Körperschaften und anderen Struktureinheiten nennt man Organigramm. Im Qualitäts-Management spielt das Organigramm bei der Visualisierung der Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten eine zentrale Rolle. Das Organigramm ist meist der erste Schritt zur Dokumentation der Strukturen in Praxis oder Klinik als Voraussetzung für professionelles Qualitäts-Management.

Abkürzung für Plan-Do-Check-Act. Häufig auch dargestellt als PDCA-Zyklus mit Planen- Ausführen- Kontrollieren- Handeln dargestellt. PDCA-Zyklen gelten als wichtigsten „Routinen“ im betrieblichen wie praxisinternen Qualitäts-Management.

Die Summe der Tätigkeiten und Bearbeitungsschritte bei der Leistungserbringung wird als Prozess bezeichnet. In einem Prozess wird die Ablauf-Organisation mit den einzelnen Stufen beschrieben. Neben der verbalen Beschreibung (Ablaufplan) kann man auch die grafische Darstellung eines Prozesses in einem Flussdiagramm wählen.

Neben der Struktur- und Ergebnis-Qualität wird die Prozess-Qualität im Qualitäts-Management eigenständig behandelt. Unter der PQ versteht man die Qualität der Tätigkeiten und Abläufe im Rahmen der medizinischen Versorgung, beispielsweise bei Untersuchungen und Behandlungen. Beleuchtet werden die Methodik, die Systematik und Standardisierung der Behandlungsprozesse. Bei der Prozess-Qualität werden betriebswirtschaftliche Analysen (Kosten/Nutzen) ebenso wie Umweltfreundlichkeit und Ethik beleuchtet.

Die Abkürzung steht für Praxis Ressourcen Planung (oder Practice Ressource Planning). Darunter versteht man Planung, Koordination und Optimierung der Ressourcen in einer medizinischen Versorgungseinheit (Praxis oder Klinik). Das Gegenstück zu PRP im Bereich der Wirtschaft ist ERP (Enterprise Ressource Planning). Dem PRP System kommt im Qualitäts-Management in der Medizin eine zentrale wirtschaftliche Bedeutung zu. Nur bei effektiver Planung der Kapazitäten, insbesondere auch für die Realisierung von QM, lassen sich langfristig positive Ergebnisse erreichen. PRP lässt sich im Regelfall ausschließlich mit entsprechend spezialisierter Software realisieren.

Der Sammelbergriff „Qualität“ steht für alle Merkmale und Werte einer Einheit bzgl. der Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Ziele und Erfordernisse zu erfüllen. Dabei kann sich Qualität auf Strukturen, Abläufe (Prozesse) und Ergebnisse beziehen.

Unter QM versteht man alle Maßnahmen zur Verbesserung und Erhaltung der Qualität als legitime Erwartung der Patienten und der Volkswirtschaft insgesamt. Qualitäts-Management umfasst die Dokumentation, die Analyse, das Controlling und auch alle Maßnahme zur Qualitätssicherung.
Im Bereich von Praxen und Kliniken kann unterschieden werden, nach QM im Bereich Medizin, der Verwaltung und bei Patientenservice und Marketing. Während sich QM in der Medizin an rechtlichen Rahmenbedingungen orientiert, dient QM in der Verwaltung und im Marketing der Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele und der Optimierung der Arbeits- und Lebensqualität der Ärzte und ihrer Teams.

Ein Teilbereich des Qualitäts-Managements wird als QS (Qualitätssicherung) bezeichnet. Darunter versteht man die Summe aller Maßnahmen zur Absicherung der Erfüllung von gesetzten Zielen und Erfordernissen. Qualitätssicherungs-Maßnahmen sind beispielsweise regelmäßige Kontrollen zur Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen, z.B. nach Hygienegesetz, Infektionsschutz-Gesetz, Medizinprodukte-Gesetz, Medizinprodukte-Betreiberverordnung etc.

Zentrales Dokumentations-Instrument bei Einführung von QM in Praxis und Klinik ist das Handbuch. Es enthält alle wesentlichen Informationen für Ärzte und Teams. Das QM-Handbuch besteht aus dem Organigramm, Ablaufplänen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten usw. Es ist gegliedert nach den wesentlichen Kategorien im QM. Zu unterscheiden ist das QM-Handbuch für den Medizinbereich, die Verwaltung und die Marketing- und Service-Aktivitäten. Das QM-Handbuch wird entweder mit einem einfachen Text-Editor (Word) oder aber mit einem professionellen Autoren-System erstellt. Im Bereich der ambulanten Ophthalmo-Chirurgie enthält ein QM-Handuch bis zu 400 Seiten nur im Bereich der medizinischen Anwendung.

Professionelles Qualitäts-Management lässt sich ausschließlich mit intelligenter Informationstechnologie in der Medizin umsetzen. Dabei kann es sich einerseits um Standard-Software (Word, Excel) oder Spezial-Entwicklungen (beispielsweise QM-Software der ifa systems AG) handeln. Professionelle QM-Software besteht immer aus den Bereichen Content Management System (QM-Handbuch), Ressourcenplaner (Termin- und Kapazitätsplanung), Datenverwaltung (Personen- und Produktkartei). Terminüberwachungs-Systemen (Checklisten etc.), Archivierung und Schulungs- und Fortbildungs-Applikationen. QM-Software sollte sich grundsätzlich an Standards (beispielsweise IEE) orientieren und Schnittstellen zu externen Applikationen (elektronische Karteikarte, Industrie-Datenbanken, Geräten etc.) bieten.

Qualitäts-Management kann nur dann realisiert werden, wenn die vorhandenen Ressourcen (Kapazitäten) differenziert zugeordnet, geplant und kontrolliert werden. Für die Einführung von QM müssen die entsprechenden Personal-Ressourcen vorhanden sein. Das gilt ebenfalls für die langfristige Umsetzung von QM mit dem Ziel der ständigen Verbesserung.

Richtlinien sind Vorgaben, die bindend sind. Sie können von den verschiedenen Autoritäten für den medizinischen und verwaltungs-technischen Bereich herausgegeben werden. Die Einhaltung der Richtlinien ist selbstverständliches Element im Qualitäts-Management in Praxis und Klinik.

Die Abkürzung steht für Robert Koch Institut.
Das RKI mit Sitz in Berlin (www.rki.de) veröffentlicht Richtlinien in enger Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Gesundheit und soziale Sicherung (BMGS). So gibt das Robert Koch Institut beispielsweise Listen von geprüften und anerkannten Desinfektionsmitteln und –verfahren ebenso heraus wie Richtlinien für Krankenhaus-Hygiene und Infektionsprävention.

Das Sozialgesetzbuch V ist Rechtsgrundlage für die vertragsärztliche Tätigkeit in Deutschland. Es wurde zum 01. Januar 2004 ergänzt in vielen Bereichen durch das so genannte GKV Modernisierungsgesetz (GMG) Im SGV V sind die Forderungen nach Qualitäts-Management in der Medizin festgeschrieben. Dafür stehen insbesondere die §§ 115 und 135 ff.

Unter Standards versteht man Normierungen, die öffentlich bekannt sind und die eine einheitliche Anwendung von Applikationen jeder Art ermöglichen. So gibt es technische Standards, beispielsweise beim Anschluss von Geräten ebenso wie Standards bei der Software (IHE, HL7, DICOM etc.). Standards gehören zum Qualitäts-Management als Leit- und Richtlinien in den unterschiedlichen Bereichen.

Die Beschreibung der Gesamtheit aller Aufgaben für Mitarbeiter in einem Unternehmen oder einer medizinischen Einheit, wird als Stellenbeschreibung bezeichnet. Arbeitsrechtlich ist die Stellenbeschreibung ein Teil des Arbeitsvertrags und regelt insbesondere die Pflichten der Mitarbeiter. Die Stellenbeschreibungen können entweder detailliert alle Arbeitsprozesse beschreiben oder global die Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche definieren. Im letzteren Fall ist es dann notwendig, dass Arbeitsanweisungen die Stellenbeschreibung ergänzen. Im QM können Stellenbeschreibungen aus globalen Dokumenten entwickelt werden. Sie sollten aber in jedem Fall individualisiert werden, um die speziellen Anforderungen der einzelnen Praxis oder Klinik abzubilden.

Neben der Prozess- und Ergebnis-Qualität ist die Struktur-Qualität Grundlage für QM in der Gesamtheit. Man versteht darunter die Grundlagen und Voraussetzungen für eine Leistungserbringung, insbesondere personell, organisatorisch, räumlich sowie medizinisch und medizin-technisch. Der Struktur-Qualität ist auch der gesamte Bereich der medizinischen Aus- und Weiterbildung zugeordnet.

Da die Sprache ein unverzichtbarer Bestandteil des Qualitäts-Managements ist, kommt der Standardisierung von Begriffen eine große Bedeutung zu. Die Terminologie wird damit zum Teil der QM-Dokumentation. Im medizinischen Bereich bezieht sich die QM-Terminologie auf technische wie medizinische Begriffe. So ist beispielsweise eine Terminologie zur Definition der Qualifikationen, der Geräte-Kategorien, der medizinischen Inhalte etc. notwendig. Insbesondere bei dem qualitätssichernden Datenauswertungen ist die Terminologie zur eineindeutigen Identifikation unverzichtbar (Outcome Analysis). Internationaler Standard in der medizinischen Terminologie ist SNOMED. Innerhalb von IEE (Integrated Eyecare Environments) stehen Terminologie-Pools in verschiedenen Sprachen zur Verfügung.

Die Gesamtheit von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und Schulungsmitteln kann in einem Tutorial (Schulungskompendium) zusammengefasst werden. In einem Software gestützten Tutorial können alle relevanten Dokumente für Qualitäts-Management in der Medizin angeboten werden. Zu Tutorials gehören ebenfalls Anleitungen zur Einführung von QM, Einweisungen in Software und andere Organisationsmittel, Handbücher zur Schulung neuer Mitarbeiter im Team etc. Auch ein Glossar ist Bestandteil des Tutorials.

Verfahrensanweisungen sind Regeln und Beschreibungen, die definieren, wie wiederkehrende Abläufe und Prozesse zu gestalten sind. Aus Verfahrensanweisungen (VA) werden Arbeitsanweisungen (AA) abgeleitet. Verfahrensanweisungen sind Bestandteile des QM-Handbuchs.

Ein Verfahren bzw. dessen Ergebnis, bei dem einer Praxis oder einer Klinik bestätigt wird, dass es über ein QM-System verfügt und dass dieses den relevanten Standards entspricht, wird als Zertifizierung bezeichnet. Diese Bestätigung der Abläufe und Standard-Konformität kann nur durch unabhängige, akkreditierte Zertifizierungs-Gesellschaften oder Zertifizierer erteilt werden. Abschluss eines Zertifizierungs-Prozesses ist im Regelfall das Zertifizierungs-Audit. Das Zertifizierungs-Verfahren selbst lässt sich in die Schritte Anmeldung zur Zertifizierung, Projektbesprechung, Handbuchprüfung, Handbuch-Prüfbericht, internes Audit, Zertifizierungs-Audit und abschließende Zertifizierung gliedern.